Política de tratamiento de datos

Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Americana de Trofeos Cía. Limita y  se considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales, (en adelante, “LA EMPRESA”).

 Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales

Americana de trofeos Cía. Limitada entidad con domicilio en la Carrera 30  N° 25 A 77 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.

Correo electrónico comercial@americanadetrofeos.com , Teléfono +57 (1) 2447136 Ext 110 en el área de Servicio al cliente

Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. 

• Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales LA EMPRESA tiene una relación comercial. Comprende las tiendas, supermercados, mini mercados, entre otros. 

• Consumidores: Persona natural que consume los bienes producidos por LA EMPRESA. 

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.  

• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. 

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado. 

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. 

• Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley. 

• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines. 

• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Tratamiento y Finalidades al cual serán sometidos los Datos Personales tratados por LA EMPRESA

LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales y jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales

• Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por LA EMPRESA.

• Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos.

• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.

• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

• Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA EMPRESA y a sus compañías vinculadas en Colombia cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros).

• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

• Registrar sus datos personales en los sistemas de información de LA EMPRESA y en sus bases de datos comerciales y operativos.

• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LA EMPRESA

Datos personales de nuestros Clientes

Para cumplir las obligaciones contraídas por LA EMPRESA con sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos;

• Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por LA EMPRESA.

• Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece LA EMPRESA.

• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, evaluación de la calidad del servicio.

• Para la definir  obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.

• Para mejorar, promocionar y desarrollar nuestros productos y los de sus compañías vinculadas

• Para permitir, desarrollar  y mejorar la comunicación con nuestros clientes y los de sus compañías vinculadas

Datos personales de empleados:

• Gestionar directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la verificación de antecedentes judiciales y estudios de seguridad.

• Desarrollar las actividades de gestión de Talento Humanos dentro de LA EMPRESA, como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador.

• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.

• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;

• Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;

• Planificar actividades empresariales

Datos de Proveedores:

• Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA;

• Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.

• Para hacer el registro en los sistemas de LA EMPRESA.

• Para procesar sus pagos y verificar saldos pendiente.

Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

1 Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2 Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

5 Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 13 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el Titular;

• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;

• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;

• Por estipulación a favor de otro o para otro según la ley.

Deberes de LA EMPRESA como Responsable del Tratamiento de Datos Personales

LA EMPRESA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, LA EMPRESA hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

LA EMPRESA atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

Autorización

LA EMPRESA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA EMPRESA, tales como:

• Por escrito, diligenciando un formato de clientes y autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por LA EMPRESA.

• De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.

• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y  Reclamos de los Titulares de Datos Personales

Los Titulares de Datos Personales tratados por LA EMPRESA tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.                                                                   Las reclamaciones se pueden realizar por los diferentes medios habilitados para la comunicación, telefónicamente, personalmente

Correo electrónico comercial@americanadetrofeos.com

Telefónicamente Teléfono +57 (1) 2447136 Ext 110 en el área de Servicio al cliente

Personalmente Carrear 30 25 A 77

Seguridad de los Datos Personales

LA EMPRESA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA EMPRESA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA COMPAÑIA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA COMPAÑIA y sus Encargados.

Transferencia, Transmisión y Revelación de Datos Personales

LA COMPAÑIA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA COMPAÑIA cuando:

Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA COMPAÑIA;

Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, cuando LA COMPAÑIA desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros

Legislación Aplicable

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

Vigencia

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 1 de Junio de 2017.

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